Wat kost het huren van een exclusieve eventlocatie vs een hotel?

Vraag jij je af waarom een voorstel van een exclusieve eventlocatie zoveel hoger uitvalt dan die van een hotel?

En weet je eigenlijk wel zeker dat je dezelfde dingen met elkaar vergelijkt, of leg je appels naast peren en vraag je je af waarom het ene duurder is?

Na het lezen van dit artikel weet je per kostenpost wat er in de prijs zit en wat een hotel apart rekent. Dat geeft je het eerlijke verhaal dat je nodig hebt om intern een goede beslissing te nemen, inclusief de gevallen waarin een hotel gewoon de betere keuze is voor een zakelijk event.

We behandelen:

• Wat er standaard in de kosten van een exclusieve eventlocatie zit
• Wat een hotel vaak apart rekent zonder dat je het ziet
• Welke factoren de prijs omhoog of omlaag brengen
• Wanneer een exclusieve locatie het waard is, en wanneer niet
• Hoe je de vergelijking eerlijk maakt

Bij InnStyle voeren we dit gesprek dagelijks. Al 30 jaar organiseren we events voor merken als Rabobank, bol. en Nike, en in vrijwel elk verkoopgesprek komt het moment waarop een eventorganisator ons voorstel naast die van een hotel legt en vraagt: waarom zit er zoveel verschil in? Zelf voer ik, Tanja, dit gesprek wekelijks. In dit artikel geven we je het antwoord dat we ook in die gesprekken geven, inclusief de momenten waarop we zelf zeggen: een hotel is de betere keuze voor jullie.

Een simpele vergadering of een levendige ervaring: wat wil je dat mensen die avond thuis vertellen?

De eerste vraag die we altijd stellen, is niet hoeveel mensen er komen of op welke datum. We vragen: wat wil je dat mensen voelen als ze naar huis rijden? Dat bepaalt hoe we jouw event het beste kunnen vormgeven.

Als het antwoord is dat gasten goed geïnformeerd moeten zijn of dat de vergadering efficiënt is verlopen, dan is een hotel of congreslocatie vaak de juiste keuze. Die zijn precies gebouwd voor meetings: functioneel, goed bereikbaar, met alles wat nodig is voor een professionele vergadersetting. Dan is ons advies om daarvoor te kiezen.

Maar zodra je wilt dat mensen geraakt worden door de boodschap, verbonden raken met het merk of letterlijk en figuurlijk in beweging komen, dan is de locatie zelf onderdeel van wat je neerzet. En dat vraagt iets anders.

Waarom de kosten van een exclusieve eventlocatie hoger liggen

Als we vragen waar eventmanagers als eerste naar kijken bij het vergelijken van offertes, is het antwoord bijna altijd hetzelfde: het bedrag onder de streep. Begrijpelijk, maar je schiet er weinig mee op als je niet weet wat er precies in die prijs inbegrepen zit.

Neem het moment dat je gasten aankomen. Bij InnStyle stappen ze uit op een parkeerplaats waar ze alleen collega’s tegenkomen. Ze lopen een entree binnen die die dag van jullie is: ingericht in jullie huisstijl, met jullie boodschap in het middelpunt. Bij de toiletten komen ze geen medewerkers van een ander bedrijf tegen. De lunch is niet hetzelfde buffet waar drie andere groepen die dag ook nog van eten. Dat alles is mogelijk omdat we die dag specifiek voor jullie opengaan.

We noemen dat exclusiviteit, maar daarmee bedoelen we niet luxe of een onbereikbaar prijsniveau. We bedoelen simpelweg dat jouw event die dag het enige event is dat telt. Je bouwt je eigen dag, in een omgeving die zich volledig op jou richt. Dat heeft een prijs, en het is ook precies wat het verschil maakt in hoe gasten de dag ervaren en wat ze de volgende ochtend aan hun collega’s vertellen.

Daarbij is er gedurende de hele dag een eventregisseur beschikbaar die niets anders doet dan zorgen dat jouw dag goed verloopt. Iemand die jouw wensen aanvoelt, jouw programma kent en voor jou bijstuurt waar nodig: van de eerste koffie tot het moment dat de laatste gast vertrekt. Bij veel hotels heb je een contactpersoon bij reserveringen, maar op de dag zelf werk je met wisselende gezichten die ook vier andere ruimtes op dezelfde etage bedienen.

We schreven eerder over het serviceniveau van eventlocaties en waar je als organisator op moet letten.

Wat zit er standaard in de kosten van een eventlocatie zoals InnStyle?

Hier loopt de vergelijking meestal scheef. We werken bij InnStyle met inclusieve prijzen, wat betekent dat een groot deel van wat bij andere locaties apart op de factuur verschijnt, bij ons wél al in het voorstel staat.

Post 1: techniek en audiovisuele middelen

Een beamer en een flipover zijn bij de meeste congreslocaties of hotels het vertrekpunt. Bij InnStyle is dat een volledig verzorgde audiovisuele opstelling die aansluit op wat een event vraagt. Dat zit al in de prijs, zonder aparte techniekofferte achteraf. Als je de techniek uitbreidt, word je vooraf al geïnformeerd over de stijgende kosten.

Post 2: food- en drankarrangementen

We werken met externe foodleveranciers die een menu op maat samenstellen voor jouw event. Dat betekent dat we ver gaan in de details: niet “een pastasalade bij de lunch”, maar de vraag welke pasta, met welke vulling, passend bij de sfeer van de dag.

''Die mate van aandacht is mogelijk omdat we niet tegelijkertijd voor vier andere groepen koken.''

Drankarrangementen leggen we bij voorkeur van tevoren vast. Zo weet jij waar je aan toe bent en sta je niet achteraf voor een nacalculatierekening die je budget overhoopgooit.

Post 3: parkeren en ontvangst

Duizend gratis parkeerplaatsen voor de deur: dat lijkt een detail, maar reken eens na wat een parkeergarage van vijftig euro per persoon per dag betekent bij honderd deelnemers. Die kosten staan nooit in de hotelofferte, maar ze komen altijd terug op de declaraties van je team.

Vanaf de parkeerplaats is de ontvangst meteen persoonlijk en herkenbaar in jouw branding. Geen koffieautomaat in een gedeelde pantry, maar verse cappuccino’s die voor je worden gezet door iemand die weet welk bedrijf er op bezoek is. Dat vraagt meer personeel, en dat personeel is onderdeel van wat je betaalt.

Post 4: coördinatie en maatwerk

Elk voorstel dat we maken is maatwerk, geen standaardpakket. De opbouw, indeling, timing en het programma worden samen doorgesproken en vastgelegd. Medewerkers die ruimtes en opstellingen omzetten tijdens de dag? Die kosten staan transparant in de offerte, zodat jij vooraf weet waar je aan toe bent.

Wat rekent een hotel vaak apart, zonder dat je het ziet?

Bij grotere groepen of uitgebreidere programma’s brengen hotels personeelskosten voor catering regelmatig apart in rekening. Dat staat niet in de offerte, maar wel op de eindfactuur. Bij InnStyle is de foodprijs inclusief de externe partner, zonder losse personeelsrekening achteraf.

Wil je bij een hotel een technische opstelling die verder gaat dan de basis? Dan volgt er een aparte techniekofferte. Wil je een contactpersoon die de volledige dag uitsluitend voor jouw event beschikbaar is? Dan is dat in veel gevallen mogelijk, maar tegen een apart tarief.

En dan het parkeren. Een hotel bij een station profileert zich terecht als goed bereikbaar met het openbaar vervoer, maar voor de deelnemers die met de auto komen, is de parkeergarage om de hoek een kostenpost die nergens in de offerte staat en altijd terugkomt op de declaraties.

Wanneer is InnStyle de juiste keuze, en wanneer niet?

Een eerlijk antwoord hoort hier ook bij.

Een exclusieve eventlocatie zoals InnStyle is de juiste keuze als je wilt dat de locatie bijdraagt aan de beleving en de boodschap van je event, als je een groep hebt die je wilt verrassen of in beweging wilt brengen, en als je een team van eventexperts wilt die van aanvraag tot eindfactuur met je meedenkt.

InnStyle is waarschijnlijk niet de juiste keuze als het gaat om een kleine, puur functionele vergadering van tien mensen die twee uur duurt, als je budget beperkt is en de doelstelling puur operationeel is, of als een centrale stadslocatie leidend is vanwege reisgemak voor je deelnemers.

We zeggen dit bewust, want een event dat niet past bij de locatie levert geen van beide partijen iets op.

''Liever een eerlijk gesprek vooraf dan een teleurstelling achteraf.''

Wat zorgt ervoor dat de kosten bij een exclusieve eventlocatie hoger uitvallen?

De prijs van een event bij InnStyle wordt bepaald door een combinatie van factoren die sterk uiteen kunnen lopen.

Factor 1: groepsgrootte en seizoen

We werken met dynamische prijzen. Een event in juni voor tweehonderd mensen waarbij alle ruimtes worden ingezet, heeft een andere prijs dan een event van vijftig mensen op een rustige woensdag in februari. Heb je enige flexibiliteit in je datum? Dan loont het altijd om samen te kijken naar momenten met meer beschikbaarheid, want dat kan een concreet verschil maken in wat je betaalt.

Factor 2: intern of extern event

Een intern event waarbij collega’s bijeen worden gebracht vraagt om een andere aanpak dan een klant- of relatie-event. Bij een intern event in een periode van verandering wil je de balans goed bewaken: mensen goed verzorgen, zonder dat de associatie ontstaat dat er geld naar de verkeerde plek gaat. Bij een extern event mag het een stukje meer zijn, omdat de locatiekeuze zelf onderdeel is van wat je uitstraalt naar je gasten. Beide zijn mogelijk bij InnStyle, met een prijsopbouw die we graag samen doorlopen.

Hoe vergelijk je de kosten van een eventlocatie eerlijk met een hotel?

Leg de offertes niet naast elkaar op basis van het totaalbedrag, maar post voor post.

Kijk per onderdeel wat je krijgt en wat er niet in zit. Wat is er precies inbegrepen bij techniek, en wat kost extra service? Is personeel meegenomen in de foodprijs, of komt dat apart? Wat zijn de werkelijke kosten voor parkeren voor jouw deelnemers? Is er iemand die de volledige dag uitsluitend voor jouw event beschikbaar is?

Als je die vergelijking zo opbouwt, zie je bijna altijd dat het totaalbedrag van een exclusieve locatie dichter bij de hotelofferte uitkomt dan het op het eerste gezicht leek. Dat komt niet doordat de prijs van een eventlocatie zoals InnStyle daalt, maar omdat de hotelofferte in werkelijkheid hoger uitvalt dan de offerte deed vermoeden.

Wat kost een event bij InnStyle? Een eerlijke bandbreedte

Een concrete prijs noemen is lastig omdat de variabelen groot zijn, maar om je toch iets mee te geven: bij een gemiddeld zakelijk event voor honderd tot tweehonderd personen in het hoogseizoen zit je bij InnStyle tussen de honderd en tweehonderd euro per persoon, afhankelijk van het programma, de menuwensen en de duur van de dag. Buiten de piekperioden en met een compactere opzet kan dat lager uitvallen.

De factoren die de prijs het meest bepalen zijn het aantal deelnemers, de datum, de duur, de cateringwensen en het gebruik van extra services of activiteiten.

Een event dat de volgende ochtend nog nabesproken wordt

Je weet nu wat er in de kosten van een exclusieve eventlocatie zit, wat een hotel vaak apart rekent en wanneer welke keuze past bij jouw situatie. Daarmee kun je intern een veel scherper verhaal neerzetten dan “de andere locatie is goedkoper.”

Want de events die mensen bijblijven zijn zelden de events waarbij alles klopte op papier. Het zijn de momenten waarop de schouders van je collega’s naar beneden gingen toen ze binnenkwamen en in een rustige omgeving belandden, de cappuccino op het terras, het gesprek bij het water dat eigenlijk niet op het programma stond. Die momenten ontstaan niet vanzelf. Ze ontstaan als de omgeving meehielp de boodschap te laten landen.

Wil je weten of jouw event past bij wat InnStyle te bieden heeft? Lees dan ook hoe je veelvoorkomende fouten voor bent bij het opvragen van een offerte, want een goede offertevergelijking begint al vóórdat je de eerste locatie belt.

Bij InnStyle helpen we je om die dag neer te zetten, van de eerste aanvraag tot het moment dat jij als organisator zelf kunt genieten van wat je hebt neergezet. Vraag via de website een voorstel aan, of kom langs op locatiebezoek.