Waarom de juiste activiteit je zakelijke event maakt of breekt: zo maak je jouw keuze

Je hebt al weken besteed aan de voorbereiding van je volgende event: de locatie staat, de catering is geregeld en de plenaire sessies zijn uitgestippeld tot op de minuut. En dan komt de vraag die je al een tijdje voor je uitschuift: welke activiteit doen we eigenlijk?

Voor veel eventmanagers voelt dit als de minst urgente keuze van de lijst. Je hebt immers al zoveel geregeld en een mooi informatief programma bedacht. Maar precies op dat moment, als je onder tijdsdruk een activiteit kiest die er ‘goed genoeg’ uitziet, mis je de kans om iets te organiseren dat echt bijblijft.

Zelf werk ik, Marianne, al ruim twaalf jaar bij InnStyle en heb ik momenteel een coördinerende salesrol in ons activiteitenaanbod. Ik heb honderden zakelijke events van dichtbij meegemaakt en zie keer op keer hoe een doordachte activiteitenkeuze het verschil maakt tussen een dag die mensen vergeten en een dag die ze nog maanden nabespreken.

Na het lezen van dit artikel weet je waarom de doelstelling van je event leidend moet zijn bij het kiezen van een activiteit en welke factoren die keuze bepalen. Daarnaast nemen we je mee in wat de meest gemaakte fout is en waarom het loont om je te laten adviseren door iemand die het activiteitenaanbod door en door kent.

Is een activiteit bij een zakelijk event meer dan een tijdslot vullen?

Stel je voor: je organiseert een dag die volledig draait om verbinding en samenwerking. De ochtend zit vol met plenaire sessies over teamdynamiek, er is een inspirerende spreker en de opstellingen zijn erop gericht dat mensen met elkaar in gesprek komen. En in de middag staat een blok activiteiten gepland waarbij iedereen grotendeels individueel bezig is.

Ik heb dit zelf meegemaakt bij een locatiebezoek. De eventmanager had een programma bedacht waarbij de activiteiten op zichzelf prima waren, maar niet aansloten bij de doelstelling van de dag. Ik vond het ook aan ons om daarin eerlijk te adviseren en om de opdrachtgever te vragen: wil je dit teamgevoel de hele dag doortrekken? Want als dat zo is, sluit de activiteit daar nu niet op aan.

De eventmanager paste het programma aan en de evaluatie achteraf was uitstekend. Gasten noemden specifiek hoe de activiteit aansloot bij de toon van de dag, hoe het de verbinding versterkte die ze al hadden opgebouwd in de ochtend.

''Dat is wat een goede activiteitenkeuze kan doen: de boodschap van je event versterken in plaats van doorbreken.''

Wat bepaalt of een activiteit werkt bij een zakelijk event?

Er is geen vaste link tussen een doelstelling en een activiteit: er is niet één harde lijn waarbij je doelgroep A koppelt aan activiteit B. Elke groep is anders en elk event ook. Wat wel altijd terugkomt, zijn de drie factoren die bepalen welke richting je op kunt:

• De doelstelling van je zakelijke event: wat wil je dat gasten voelen of bereiken aan het einde van de dag?
• De samenstelling van je groep: wie zijn de deelnemers, kennen ze elkaar, en wat hebben ze al eerder gedaan?
• De context: hoe zit het met de locatie, het tijdstip en de sfeer van de dag?

Factor 1: de doelstelling van je zakelijke event

Wat wil je dat je gasten voelen aan het einde van de dag? Meer verbinding met elkaar? Geïnspireerd door het merk? Energiek en gemotiveerd om aan de slag te gaan?

Een activiteit is een middel om dat gevoel te versterken, een laag die alleen het samen doen kan geven. Hoe mooi is het als je de doelstelling van de ochtend de hele dag kunt doortrekken?

Een concreet voorbeeld: een opdrachtgever wilde een intensief trainingsprogramma combineren met teambuilding. We werkten samen met een extern trainingsbureau om activiteiten en reflectiemomenten te verweven. Deelnemers voerden een activiteit uit, evalueerden onderling wat ze hadden gezien en bedachten hoe ze het de tweede keer anders zouden aanpakken, waarna ze het opnieuw deden. Het resultaat was zichtbaar: meer samenwerking tijdens de activiteit zelf, en gespreksstof die doorliep in de dialogen die daarna plaatsvonden.

Factor 2: de samenstelling van je groep

Wie zijn je gasten? Kennen ze elkaar al goed, of zijn er ook mensen bij die elkaar nauwelijks kennen? Zijn er deelnemers met fysieke beperkingen? En wat heeft de groep in het verleden al gedaan?

Dat laatste is misschien wel de meest onderschatte vraag. Een activiteit die vorig jaar ergens anders al is gedaan, verliest zijn kracht. Je wilt iets bieden dat beklijft, een ervaring die nieuw is.

Tegelijkertijd speelt de samenstelling van de groep een rol in wat je voorstelt, maar begin altijd met de doelstelling en de wensen, niet met aannames. Ik hoor genoeg opdrachtgevers zeggen: ik weet dat mijn doelgroep hier minder voor open staat, maar we willen toch iets met een activiteit die aanzet tot rust en reflectie. Dan ga je kijken hoe je dat zo kunt vormgeven dat het voor iedereen werkt.

Factor 3: de context - locatie, timing en sfeer

Een activiteit van een uur halverwege een inhoudelijke dag vraagt om iets anders dan een activiteit die de afsluiter is van een tweedaagse bijeenkomst. De beschikbare ruimte, het tijdstip, het beschikbare materiaal en het weer zijn allemaal factoren die meespelen in wat haalbaar en passend is.

Dat betekent ook dat je soms creatief moet zijn. We boden een bepaalde activiteit normaal gesproken alleen overdag aan, maar een opdrachtgever wilde het ook ’s avonds doen. Dat vroeg om aanpassingen: andere verlichting, een andere begeleiding, een andere opbouw. Maar het kon wel: je gaat gewoon kijken hoe je iets toch werkbaar kunt maken binnen de wensen van de eventmanager. Dat vraagt soms wat meer van ons, maar dat is precies waar wij energie van krijgen.

Wat is de meest gemaakte fout bij het kiezen van activiteiten voor een zakelijk event?

De grootste fout die eventmanagers maken bij het kiezen van activiteiten voor een zakelijk event is te weinig informatie ophalen voordat ze een keuze maken.

In de praktijk gaat het vaak zo: je hebt iets gezien bij een ander bedrijf, of je hebt online een activiteit gevonden die er aantrekkelijk uitziet. Je belt, je boekt, en pas als de dag nadert komt de vraag of dit eigenlijk wel past bij de groep, de locatie en de doelstelling.

Mijn advies is altijd hetzelfde: probeer zoveel mogelijk informatie op te halen voordat je een keuze maakt. De vragen die ik altijd stel aan eventmanagers zijn:

• Wie zijn de gasten en kennen ze elkaar al?
• Wat is de doelstelling van het event?
• Wat hebben de deelnemers in het verleden al gedaan?
• Wat willen ze absoluut niet?
• Zijn er fysieke beperkingen of andere randvoorwaarden?

Pas als je dat weet, kun je echt gericht adviseren.

Wat ook helpt: mensen weten vaak beter wat ze niet willen dan wat ze wel willen. Als je een paar opties noemt en vraagt hoe die landen, kom je snel tot de kern. Ze kunnen heel goed zeggen of iets in de lijn ligt van wat ze zoeken, of juist niet. En soms weten ze het zelf ook niet, totdat jij iets concreets noemt.

Waarom loont een frisse blik bij de keuze voor activiteiten?

Er zijn eventmanagers die precies weten wat ze willen. Ze hebben iets gezien, hebben een idee, en willen dat uitvoeren. Dat is natuurlijk prima. Als de randvoorwaarden kloppen en het aansluit bij de doelstelling, is er weinig reden om af te wijken.

Maar er zijn ook situaties waarbij het loont om even te vertragen. Om niet meteen te zeggen: ''Ja, dat kunnen we regelen,'' maar om te vragen: waarom dit? Wat wil je dat je gasten ermee voelen?

Ik had een opdrachtgever die eerder helemaal niet open stond voor een specifieke activiteit. Ze hadden er een heel ander beeld bij. Pas na het bekijken van beeldmateriaal veranderde dat. Ze kozen er uiteindelijk voor en de evaluatie was één van de mooiste van het seizoen. Gasten vertelden achteraf dat ze dachten dat het niets zou worden, maar dat het juist geweldig was.

''Dat is het effect van een activiteit die verder gaat dan wat je op het eerste gezicht verwacht.''

Een frisse blik van iemand die het aanbod door en door kent, kan je helpen om verder te kijken dan de voor de hand liggende keuze en het beste uit je ideeën te halen. Bekijk ter inspiratie een deel van het activiteitenaanbod van InnStyle als je wilt zien wat er allemaal mogelijk is. Met een totaalaanbod van 60 activiteiten, gaan we graag in gesprek met je om de perfecte match te vinden.

Waarom maakt een goed adviesgesprek het verschil?

Wat ik doe is geen verkoopgesprek: het is een adviesgesprek waarbij het doel is om samen het programma te bouwen dat past bij wat je wilt bereiken, in plaats van snel een simpele activiteit te boeken.

Wij moeten bij InnStyle alle activiteiten volledig kennen, inclusief alle ins en outs. Want die ene activiteit heeft bij wijze van spreken maar capaciteit tot 50 personen, de andere tot 100, die heeft maar zoveel boten beschikbaar... Je moet dat gewoon weten als je gericht wilt adviseren.

Dat vraagt om openheid aan beide kanten. Een eventmanager die weet wat die wil bereiken en bereid is dat te delen, en een gesprekspartner die eerlijk is, ook als het betekent dat het eerste idee niet het beste idee is.

Die combinatie levert de events op waar mensen achteraf over praten. Over het moment waarop iedereen ineens stond te lachen, of samenwerkte op een manier die ze niet hadden verwacht. Over de energie die ze meenamen naar huis en over de activiteit die de dag kleur gaf.

De juiste activiteit vraagt om het juiste gesprek

Als eventmanager sta je al onder genoeg druk. De inhoud, de catering, de logistiek, de verwachtingen van je leidinggevenden: het is veel. En juist daarom is het zonde om de keuze voor activiteiten bij een zakelijk event te behandelen als iets wat je er even snel bij doet.

De activiteit is geen sluitstuk van je programma: het is één van de krachtigste instrumenten die je hebt om je doelstelling te verwezenlijken, maar alleen als je de juiste vragen stelt voordat je een keuze maakt.

Bij InnStyle denken we al 30 jaar mee met eventmanagers die precies die uitdaging kennen. We weten wat werkt en wat niet, vanuit echte ervaring met honderden events en evenveel verschillende groepen.

Ben je benieuwd welke activiteit past bij jouw zakelijke event en doelstelling? Doe een aanvraag en plan een gesprek in. We denken graag met je mee, zodat jij de dag kunt organiseren waar jouw gasten nog lang over napraten.

Ben je op zoek naar een locatie voor teambuilding? We schreven eerder over het kiezen van de juiste plek om teams samen te brengen.