Zo bereid je je voor op het locatiebezoek bij een eventlocatie

Je hebt een shortlist samengesteld voor je volgende event en de eerste locatiebezoeken staan al in je agenda. Je wilt geen snelle rondleiding waarbij iemand langs alle ruimtes loopt en zegt hoeveel mensen er passen - je wilt juist weten of een locatie je programma daadwerkelijk kan dragen, je wilt je ideeën kwijt kunnen en je wilt vragen kunnen stellen waar je echt iets mee opschiet.

Zelf werk ik, Nancy, alweer ruim drie jaar als accountmanager bij InnStyle. In die tijd heb ik honderden eventmanagers begeleid van het eerste contact tot en met de ondertekening van de offerte, en het locatiebezoek is in dat hele traject het moment waar ik het vaakst bij ben. Het is ook het moment waarop ik het snelst aanvoel of een event echt gaat landen bij de gast.

In dit artikel neem ik je mee in hoe een bezoek bij InnStyle verloopt, wat je vooraf moet regelen, welke vragen je stelt en wat ik van jou nodig heb om met een scherp voorstel te komen. Aan het einde vind je een checklist die je ook kunt delen met collega’s die meegaan.

Wat een locatiebezoek bij InnStyle inhoudt

Geen enkel bezoek bij InnStyle verloopt precies hetzelfde. Sommige bezoeken volgen op een voorstel dat je al hebt ontvangen, andere vinden juist plaats voordat er iets op papier staat. Ik merk dat steeds vaker mensen langskomen zonder dat er al een concreet voorstel ligt, gewoon om te voelen of de locatie past bij wat ze in gedachten hebben.

Een bezoek begint bij mij altijd met een kennismaking. Ik ga eerst zitten met de eventorganisatoren om te horen wat voor bedrijf ze vertegenwoordigen en wat hun rol daarin is, voordat het gesprek over het event zelf gaat. Dat voelt misschien als tijdverlies wanneer je alleen de ruimtes wilt bekijken, maar het bepaalt hoe gericht het vervolg van het bezoek is. Daarna loop je de ruimtes door, of we bespreken eerst het voorstel dat je al hebt gekregen, en aan het einde gaan we nogmaals zitten om te bepalen wat er in het voorstel komt of wat er eventueel moet worden aangepast.

''Ik denk dat je een eventmanager niet beter kunt overtuigen dan door daadwerkelijk naar de locatie te komen. Als ze binnenkomen, lopen ze vaak meteen naar het raam toe en zien ze ons uitzicht over de Maarsseveense Plassen.''

De locatie en het face-to-facegesprek doen wat een foto of een website niet zomaar kan.

Hoe je je voorbereidt op het locatiebezoek

Een locatiebezoek levert je het meeste op als je al klaarstaat met een aantal antwoorden. Het aantal gasten is daarbij niet het enige dat telt. Honderd gasten met vijf auto’s in het gebouw tijdens een productpresentatie vraagt om iets anders dan honderd gasten die in theateropstelling zitten, en die twee scenario’s leiden bij mij tot een ander advies over welke ruimte past. Ben je nog maar net begonnen met het organiseren van je event? Dan helpt het om eerst breder te kijken naar wat er allemaal op je bordje komt, bijvoorbeeld met deze checklist voor het organiseren van een event, voordat je je op het locatiebezoek specifiek voorbereidt.

Denk daarnaast na over je doelstelling. Wil je vooral verbinden, activeren of informeren? Ik kan op basis daarvan tijdens het bezoek meteen suggesties doen die bij dat doel passen, in plaats van pas achteraf in een voorstel. Ook een indicatie van je budget helpt, hoe ongemakkelijk dat gesprek soms ook voelt. Zonder die indicatie loop je het risico dat je enthousiast wordt over een invulling die achteraf simpelweg niet haalbaar is. Met een indicatie kan ik meedenken over wat wél kan binnen die grenzen, en waar je eventueel kunt schuiven.

Maak ook onderscheid tussen wat voor jou een must-have is (iets waar je niet zonder kunt) en wat een nice-to-have is (een leuke toevoeging, maar geen dealbreaker als het er niet is). Vindt je organisatie duurzaamheid belangrijk, of moet de branding duidelijk zichtbaar zijn in de ruimte? Dat soort punten benoem je het beste voor het bezoek al, zodat je het tijdens de rondleiding meteen kunt checken in plaats van er achteraf achter te komen dat het niet mogelijk was.

Welke vragen het verschil maken tussen een goed en een matig voorstel

De vragen die je stelt, bepalen voor een groot deel hoeveel je aan het bezoek overhoudt. Ik zie een duidelijk verschil tussen organisatoren die al weten wat ze willen en bezoekers die vooral rondkijken.

''Een ambitieuze eventmanager speelt het programma al in zijn hoofd af tijdens de rondleiding: hoe komt de gast binnen, waar loopt hij naar de bar. Daardoor stelt hij veel gerichtere vragen.''

Een aantal vragen komt daarbij steeds terug:

• Hoe verloopt de ontvangst? Komen je gasten los binnen of tegelijk met tweehonderd man, en wat betekent dat voor de eerste indruk van je event?
• Waarom past deze ruimte het beste bij mijn event? Een goed antwoord gaat verder dan capaciteit. Het is niet alleen belangrijk dat er daadwerkelijk vierhonderd mensen in de ruimte passen, maar vooral dat de ruimte past vanwege de benodigde techniek en een inspirerend uitzicht. Vraag dus niet alleen of een ruimte groot genoeg is, maar ook waarom deze specifieke ruimte de juiste keuze is en of deze aansluit bij jullie doelstelling.
• Hoe ziet de routing gedurende de dag eruit? Waar lopen je gasten van de ene ruimte naar de andere, en waar ontmoeten ze elkaar tussendoor?
• Hoe wordt de techniek geregeld? Hoe werkt de techniek bij InnStyle en wie helpt hier tijdens het event mee?
• Wie is mijn aanspreekpunt tijdens het event zelf? Bij InnStyle werken meerdere rollen samen in het traject, van accountmanager tot eventregisseur, en het helpt om helder te hebben wie op de dag zelf naast je staat.
• Hoe zit het met de toegankelijkheid van het gebouw? Zeker als er gasten met een fysieke beperking bij het event aanwezig zijn, wil je dit zo snel mogelijk weten.
• Hebben jullie ervaring met vergelijkbare events? Vraag gerust naar eerdere events van een vergelijkbare omvang of vergelijkbaar type, en vraag ook om beeldmateriaal van hoe een ruimte er tijdens een vergelijkbaar event daadwerkelijk uitzag. Dat geeft je een beter beeld dan een lege ruimte met stoelen.

Wat ik van jou nodig heb voor een goed voorstel

Een locatiebezoek is een gesprek in twee richtingen. Terwijl jij vragen stelt om te bepalen of een locatie past, verzamel ik tegelijk de informatie die ik nodig heb om na het bezoek met een voorstel te komen dat echt aansluit bij jullie wensen.

Ik wil weten op welke datum je het event wilt organiseren, hoe het programma er ruwweg uitziet en welk budget daarbij past. Belangrijker nog is waarop jij je keuze uiteindelijk gaat baseren. Gaat het om prijs, om sfeer, om flexibiliteit in het programma? En weegt daarbij mee wat de financiële beslisser belangrijk vindt, ook als dat niet dezelfde persoon is als degene die het bezoek aflegt? De persoon die de organisatie doet, vindt het misschien belangrijk dat iedereen met het OV aankomt, terwijl de uiteindelijke beslisser daar helemaal niet mee bezig is. Wie dat soort verschillen vooraf al benoemt, voorkomt dat een voorstel achteraf op het verkeerde punt strandt.

Is een locatiebezoek vrijblijvend?

Ja, en dat blijft ook zo als je nog geen concreet event op de planning hebt staan. Ook een bezoek zonder duidelijke datum of programma is voor mij waardevol. Zeker als je via een platform als locaties.nl nog meerdere locaties naast elkaar legt, mits het gesprek zich dan richt op jouw organisatie en werkwijze in plaats van op één specifiek event. In die gesprekken ga ik juist in op wat je bedrijf doet, hoeveel events er per jaar worden georganiseerd en welke rol jij daarin speelt, zodat er een basis ligt voor het moment waarop er wél een concreet event aankomt.

''Bij InnStyle willen we niet alleen de locatie laten zien, maar samen onderzoeken hoe we een bijeenkomst kunnen neerzetten die zowel praktisch klopt als impact maakt.''

Er wordt tijdens het bezoek niets concreets van je verwacht, maar ik denk wel serieus met je mee, ook als de deal nog ver weg is.

Checklist: alles op een rij voor je locatiebezoek

Print deze checklist of stuur hem door naar collega’s die met je meegaan.

Voordat je op bezoek gaat, heb je alvast helder:

• Aantal gasten en relevante bijzonderheden (auto’s, ov, hulpmiddelen)
  
• Doelstelling van je event
  
• Budgetindicatie
  
• Must-haves versus nice-to-haves (denk aan duurzaamheid of branding)
  
• Een globaal beeld van je programma, zodat je de ruimtes ermee kunt beleven
  

Tijdens het bezoek vraag je naar:

• Hoe de ontvangst van je gasten verloopt
  
• Waarom een specifieke ruimte het beste bij jouw event past
  
• Hoe de routing door de locatie tijdens de dag verloopt
  
• Hoe de technische ondersteuning is geregeld
  
• Wie jouw aanspreekpunt is tijdens het event
  
• Toegankelijkheid van het gebouw
  
• Ervaring met vergelijkbare events, inclusief beeldmateriaal
  

Vergeet niet te delen:

• De datum waarop je het event wilt organiseren
  
• Waarop je je uiteindelijke keuze gaat baseren
  
• Wensen van de besluitnemer, ook als die niet hetzelfde zijn als die van jou
  

Van rondleiding naar een voorstel dat klopt

Een goed locatiebezoek voelt niet als een rondleiding, maar als een overleg waarin je programma steeds concreter wordt. Dat lukt het beste als je met een paar antwoorden klaarstaat: hoeveel gasten er komen, wat je wilt bereiken en waar je budget ongeveer ligt. Hoe specifieker jij bent, hoe gerichter ik tijdens het bezoek kan meedenken, en hoe scherper het voorstel dat daarna volgt.

Twijfel je tijdens het bezoek over iets, zeg het dan meteen.

''Spreek je twijfels tijdens het bezoek uit, niet pas achteraf per mail. Dan kunnen we je nog dingen laten zien die die twijfel wegnemen. Digitaal gaat dat minder gemakkelijk.''

Loop de ruimtes door met je programma al in je hoofd, zoals je een huis bezichtigt met de vraag wat jij er zelf mee zou doen in plaats van hoe het huidige meubilair eruitziet.

Ik heb dit traject inmiddels bij honderden eventmanagers doorlopen en weet welke vragen het verschil maken tussen een voorstel dat op de plank blijft liggen en een voorstel dat wordt getekend.

Weet je na je bezoek dat InnStyle de juiste plek is, maar wil je ook nog weten waar je in het najaar extra op moet letten voordat je definitief boekt? Lees dan meer over een zakelijke eventlocatie boeken in het najaar.

Wil je zelf ervaren hoe een goed voorbereid bezoek voelt? Plan een vrijblijvend locatiebezoek in bij InnStyle en neem de checklist mee.